【ウェビナー開催のための完全マニュアル】開催の方法やポイント、必要なアイテムまとめ


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近年、Web上でセミナーを開催する「ウェビナー」を採用する企業が日本でも増えてきています。IT企業を中心に普及が進んでいますが、ウェビナー先進国のアメリカではIT企業の枠を超えて普及率が高い傾向にあります。また、手軽にウェビナーが開催できるツールが整備されてきたことで敷居が下がり、日本においても開催する企業の裾野はこれからも広がることでしょう。この記事では、近年盛り上がりを見せているウェビナーを開催するにあたってその方法、ポイント、必要なアイテムをご紹介します。

ウェビナー開催に必要なアイテム


ここではウェビナー開催に必要なアイテムをご紹介します。

ウェビナー配信ツール

ウェビナーの画像と音声をインターネットを介して配信するためには、ウェビナー配信ツールが必要です。現在では各社からさまざまなタイプのツールが提供されているので、Web上で情報を比較してみましょう。
また、ツールによっては画像と音声の配信だけではなく、チャット機能やアンケート機能が搭載されているものもありますので、必要に応じて欲しい機能をチェックしてみましょう。さらに、何人までの参加者に対応しているか、資料共有がスムーズにできるか、録画機能があるかなどもチェックしておきたいポイントです。

カメラ

少人数のウェビナーならパソコンに内蔵されているカメラでも事足りますが、大人数の場合は画質の良い外付けのカメラを使った方がいいでしょう。カメラの選定にあたっては、画質(解像度)は十分か、十分な画角を持っているか、フレームレートは適性かなどをチェックしましょう。
最近のスマートフォンはカメラの性能が高いものもあり、そのようなものであればスマホのカメラでも問題ありません。

マイク

パソコンや外付けのカメラの多くはマイクを内蔵していますが、ウェビナーに使うには音質が十分に良くはありません。内蔵のマイクの多くは無指向性・モノラル収録なので、周囲の音を拾ってしまって雑音の元になり、また奥行のない平坦な音声になってしまいます。
講師の話す音声をクリアに拾うためには単一指向性でステレオ収録のマイクを使いましょう。単一指向性のステレオ収録のマイクであれば、余計な音を拾って参加者の収集を逸らしてしまったり、平坦な音声で飽きさせてしまったりすることがありません。

配信場所


ウェビナーを開催する場所は会社の会議室を使う場合が多いと思われますが、ウェビナー開催中は人の出入りや電話の音が入らない落ち着いた場所を選びましょう。場合によってはレンタルスタジオなどを借りてもいいでしょう。講師の背景には余計なものが映り込まないようにシンプルなものにして、参加者が集中して画面を見られるようにします。
また、照明についても注意が必要です。画面が暗いとウェビナーが暗いイメージになってしまいますので、事前にカメラで映り具合を見ながら適度な明るさになるように照明を調整しましょう。

台本・絵コンテ

当日のウェビナーを滞りなく進めるためには、前もって台本や絵コンテを用意しておくことが必要です。ウェビナーの進行を時系列に1つ1つ台本や絵コンテに記しておくことで、当日も落ち着いてウェビナーを進行することができます。台本・絵コンテは、開会の挨拶、会社説明、資料の案内、講師紹介、講師から引き取り、質疑応答、アンケートの案内、閉会の挨拶の順に画面の切り替えタイミングも含めて進行内容を記しておきましょう

資料

会場開催型のセミナーでは講師から参加者の顔が見えます。したがって、参加者はセミナーに飽きてきても、何か他のことをし始めたり、話を聞かなくなったりするということはあまりありません。しかし、ウェビナーでは講師の目も周りの人の目もないので、飽きてきたら他のことをしながら片手間に見たり、離席したりすることが容易に起きます
ウェビナーでは、参加者は講師ではなく資料を見ます。そのため、ウェビナーの中で参加者に見せる資料は、構成段階でどこまで作り込めるかによって参加者の興味を引きつけることができるかが決まります。また、資料にアニメーション効果をつけて動きのあるものにして視覚的に注意を引くような工夫も必要です。

ウェビナーの開催方法・手順

ここでは、ウェビナー開催に必要なアイテムに加えて開催の方法と手順をご紹介します。

ウェビナーの目的(ゴール)を決める


ウェビナーを開催するにあたってその目的を決める必要があります。目的が曖昧ではコンテンツの方向性が定まらず、散漫なものになってしまいます。ウェビナーが新しい商品やサービスの紹介と販促を目的としているなら、1回のウェビナー開催で商談化・案件化する件数や、見込み顧客の会員登録件数などを具体的に設定して、それに適したコンテンツの準備を進めましょう。

ターゲットとウェビナーの配信内容を決める

ウェビナーを視聴する人に関しては、どんな人をターゲットにするかによってウェビナーの配信内容が決まります。例えば、自社の製品やサービスを全く知らない人をターゲットにするなら、いきなり自社の商材の紹介という告知を立てるのは得策ではありません。
まずは自社の商材の分野に興味のありそうな人向けに、その分野での最新のトレンドや今後の動向など、参加者にとって有益なウェビナーであることを前面に出して視聴してみたいという気を起こさせる配信内容にします。そして、ウェビナーをきっかけに自社商材に関する問い合わせを誘発し、メールアドレスなどの情報の提供を促しましょう。

集客

集客をする前に、開催するウェビナーのコンセプトをクリアにしておく必要があります。コンセプトが明確になっていなければ集客のターゲットが定まりません。ある業界の特定の分野をテーマにするなら、その分野のことを全く知らない人向けなのか、ある程度知識がある人向けなのかが決まっていないと集客する層や集客する方法が定まりません。

そして、ウェビナーの開催を広告して実際に集客をする際には、ウェビナーに参加するとどのようなメリットがあるのか、どのようなコンテンツか、講師はどんな人か、参加申し込みの容易さなどをアピールして参加意欲を高める工夫をしましょう。
また、コンセプトが決まったら、集客と後述する台本・絵コンテの作成、当日に向けた準備を並行して進め、適宜調整していくようにしましょう。

台本・絵コンテの作成


ウェビナーで公開するコンテンツが明確になったら、当日の司会進行をスムーズに行うために台本・絵コンテを作成しましょう。ウェビナーの進行の流れについてしっかり台本・絵コンテを作っておけば当日の本番になっても慌てることなく落ち着いて進めることができます。
話の流れや見せるスライドの順番、その間合いに入れるコメントなどを一通り時系列にまとめておき、滞りなく進められるよう準備しておきましょう。想定問答やトラブル発生時の対処についても作っておけばなお安心です。

講師の手配、当日スタッフの練習

講師を著名な人に依頼する場合は、スケジュールが先まで埋まっている可能性があるので手配は早めにしましょう。また、当日に公表する資料やプレゼンテーション内容について、講師と事前にすり合わせをしておく必要があるのでその時間も見ておきましょう。
適当な講師が見つからない場合は、講師の派遣を請け負う会社に依頼するのも1つの手です。そして、当日の本番に備えてスタッフの事前練習をしておきましょう。マイクやカメラの操作、画面の切り替えタイミング、資料の表示など本番と同じ条件で練習しておきます。

配信場所の確保

ウェビナーはどこからでも配信できますが、撮影する環境が悪いと参加者に悪い印象を与えてしまう恐れがあります。社内の会議室を配信場所にするなら、ウェビナー開催中は出入り禁止にして電話機も撤去し、背景に余計なものが映り込まないように場所を整えましょう。
社内に適当な場所がなければレンタルスタジオを利用する手もありますが、その場合は自社から機材や人員の移動がしやすい場所を選びましょう。

開催前のリマインドメールの送信


ウェビナーの参加を募り、開催日が近づいてきたらリマインドメールを送信しましょう。参加受付からウェビナー開催日までの期間が長い場合、参加者はウェビナーに参加申し込みをしたことを忘れてしまって欠席につながる恐れがあります
そこで、リマインドメールを送ることでウェビナーの存在を思い出してもらい、当日のスケジュールを調整することを促します。リマインドメールには、セミナーの題目、開催日時、セミナーの内容、参加URL、メール送信元情報などを記載しましょう。リマインドメールは、ウェビナー開催の2週間前、1週間前、3日前、前日あたりに送るのが効果的です。

ウェビナー開催

ウェビナー開催当日になったら、開始30分前までに準備を済ませておきましょう。事前に入念に準備をしていても本番にトラブルはつきものです。開始30分前までにトラブル対処も含めてセットアップを行い、プレゼンテーション資料が最新版になっているかも確認しましょう。
本番が始まったら喋り方はテンションを高めに保ち、声の抑揚に注意します。また、少し大袈裟なくらいに顔の表情やリアクションを意識しましょう。さらに、参加者からコメントや質問があった場合はリアルタイムで応答し、臨場感や適度な緊張が持てるように進めることを意識します。

開催後の参加者フォロー

ウェビナーは開催して終わりではありません。ウェビナーをマーケティング活動の一環として位置づけているならば、参加してくれた人達は見込み顧客なので、商談化・案件化することが大切になってきます
新規顧客の発掘が難しい現代では、リードの獲得と個別の商談化の方法としてウェビナーは重要な役割を果たします。ウェビナーに参加して興味が増した参加者に対しては、次のステップに誘導するためにウェビナー開催後にメールや電話でフォローを行い、積極的に商談化・案件化につなげましょう。

次回コンテンツの改善や録画動画の編集・配信

ウェビナーを長期にわたって効果のあるものとするためには、開催後に次回のウェビナーに向けて継続的に改善をしていかなければいけません。そのためには、参加者にアンケートを取ってフィードバックに役立てるのがいいでしょう
コンテンツの質は良かったか、開催時間は短過ぎなかったか・長過ぎなかったか、参加者が知りたいと思っている内容だったかなど、参加者の感想を集め、改善に活かします。そして、ウェビナーをもう一度視聴したい、参加できなかったが視聴してみたいという人達に向けて、録画した動画を編集・配信することも忘れてはいけません。

ウェビナーを開催する際のポイント

ここでは、ウェビナーを開催する際のポイントを説明します。

一発本番は絶対に避ける


よほど熟練したプレゼンテーターでもない限り、一発本番でプレゼンテーションをすることは絶対に避けましょう。プレゼンテーションを失敗する原因は数えきれないほどありますが、特に練習不足はその中でも大きい原因です。
台本を一字一句違わずに覚える必要はありませんが、内容をしっかりと身につけて言葉に詰まったり、プレゼンテーション資料の切り替えに手間取ったりすることのないようにしましょう。落ち着きがなかったり、焦っていたりするとそれは参加者に伝わってしまうものです。開催日の1週間か数日前までには参加者全員でリハーサルを実施し、問題点を確認しておきましょう。

集客は複数のチャネルで

Web利用者にもさまざまな形態がありますので、複数のチャネルを組み合わせて集客すると効果が高いでしょう。具体的には、自社の製品やサービスに興味のある人が訪れる自社のホームページ、拡散力のあるSNSアカウント、バナー広告やリスティング広告を用いたWeb広告、自社で運営しているポータルサイトなどのチャネルが考えられます。

本番中の機器トラブルを想定しておく


事前にリハーサルをしておいても本番になって機器がトラブルを起こすこともあるので、その対処を想定して準備しておきましょう。ウェビナー当日は開始10分前~15分前からログインできるようにしておき、トラブルがあった場合にログインし直したり、アプリやパソコンを再起動したりすることができるように時間に余裕を持たせましょう。
また、本番直前や本番中に講師がトラブルに対処するのは負担が大きく、進行に支障をきたしますので、控えでサポートするスタッフを準備しておきます。当日は、音声や映像のトラブルがあった時に配信側に問題があるのか、参加者側に問題があるのかを見分けられるよう、スタッフが別の端末で参加者としてログインしておくと判断がしやすくなります。

アンケートやチャット機能により参加者の声を聞く

一般的には参加者が一言も発言しなかったセミナーよりも、何か発言してくれたセミナーの方が満足度は高いと言われています。ウェビナーでは参加者が視聴するだけで終わりになってしまいがちなので、臨場感と適度な緊張感を持たせるために、アンケートやチャット機能を使って積極的に参加者の声を聞くようにしましょう。内容がインタラクティブなものであれば参加者の興味をより引きつけることができます。

ウェビナーの初開催はサポートを受けたほうが安心

ウェビナーを初めて開催するとなったら何から準備を始めたらいいのか迷ってしまうという方もいることでしょう。そういう時はサポートを受けるのも1つの手です。
ウェビナー資料の準備や録音・録画機材の準備、撮影場所の設営、当日の運営、開催後のフォローアップメールの配信など、開催前から開催後の一連の作業をサポートしてくれる会社もありますので、不安がある方は利用してみましょう。

ウェビナー開催のフルサポート支援あり!「ネクプロ」のご紹介


ここで弊社が提供するウェビナーツール「ネクプロ」をご紹介します。ネクプロはマーケティングに特化したウェビナーツールです。
開催前の集客から始まって申し込み受付メールの配信、当日の動画配信とアンケート、そして開催後の参加者分析と改善まで全てをワンストップで実行可能です。会員制の配信や録画配信にも対応しているので、リードナーチャリングもスムーズに行えます。
また、ウェビナー配信に不安のある方には、コンテンツの制作から申込者管理、集客、収録までをフルサポートする支援するサービスも提供しています。

ネクプロは、ウェビナーの価値を高め、ウェビナー配信に関わる全てのプロセスを可視化することによって、マーケティングの費用対効果を向上させるお手伝いをします。初めてウェビナーを開催する方、開催していてどうもうまくいかないという方は、ぜひネクプロにご相談ください。

ウェビナー開催は入念な準備で成功させましょう!

使いやすいウェビナー配信ツールの選定、適切なカメラ・マイクの準備、当日の準備、開催後の参加者フォローなど、どれを取ってもウェビナー開催を成功させるためには欠かせません。ウェビナーを開催する予定の方はぜひネクプロの導入をご検討ください。

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