シンポジウムのやり方は?低リスクのオンライン配信で成功に導く方法を徹底解説!


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2020年以降の新型コロナウィルスの蔓延により、これまでさまざまなジャンルで行われてきたシンポジウムがリアルな会場で実施できなくなり、オンライン化が進んでいます。 シンポジウムでは、実施の最中にさまざまな議論や討論が行われることが多く、一方通行となる動画配信では成立しません。そこでシンポジウム成功のために重要となるのが、オンライン配信する際のウェビナーツールの選び方にあります。ウェビナーは、さまざまな分野のシンポジウム以外に、ビジネス分野でも非常に活用しやすいインタラクティブなコミュニケーションを行う機能があります。 そこで今回は、オンラインシンポジウムのやり方や成功の秘訣、ウェビナーツールの選び方などを徹底解説します。これまでオンライン配信の経験や実績が少ない、企業の経営者や団体の管理者の方は、ぜひ参考にしてください。

オンラインシンポジウムとは?

オンラインシンポジウムは近年さまざまな分野で実施されていますが、テーマを1つに決めて著名人や識者、登壇者が最新の情報を報告・発表し、参加者とともに意見交換を行うオンラインイベントのことです。登壇者の報告と発表の後は参加者との質疑応答や意見交換を行うことが多いため、さまざまな角度からの意見や考えを聞くことができ、新たな知見を得ることができるのがポイントです。一般的にカンファレンス(会議)よりも視聴者との意見交換が盛んに行われるため、オンラインシンポジウム開催では、登壇者と視聴者とのインタラクティブなコミュニケーションを取ることができるウェビナーツールが必要となります。

シンポジウムのやり方と実施手順

ここではまず、シンポジウムの実施手順について解説します。シンポジウムで意識すべきポイントは「5W2H」という概念です。以下ではまず、5W2Hについて解説します。

5W2Hとは?

5W2Hとは、シンポジウムの目的と目標を決める指針です。そこで、以下の7つのポイントを押さえることが重要となります。 when(いつ) where(どこで) who(だれと) what(何を) why(なぜ) how much(いくらの予算で) how(どのように実施する) この7つの要素を把握することで、シンポジウムの完成度が一気に高まります。 5W2Hでシンポジウムの目的や実施方法を具体化することにより、完成度の高い価値あるシンポジウムが実施できるでしょう。また5W2Hによって、シンポジウムを行う目的が共同実施する仲間や参加者と共有しやすくなります。

シンポジウム開催に向けた準備をすすめる

上記で5W2Hの方針が決まれば、それに合わせた具体的なシンポジウムの実行部隊を設置し、実施に向けたプランを立てて行きます。その中で、シンポジウムの最も重要な要素である「集客」については、シンポジウムの実行部隊とともに、集客に関わる営業やマーケティングチームと連動して進めることが重要です。シンポジウムの準備と集客にどのくらいの時間と工程が必要か。また、会場やゲストとなる専門家へのコンタクトなど、漏れの無いように緻密に計画を進めなければなりません。ビジネスとの関連の有無に関わらず、集客はシンポジウムの成功に欠かせません。

シンポジウムの開催

シンポジウムの開催当日は、カンファレンスやセミナー・展示会などのオフラインイベント運営と同じ体制を整えます。特にオンラインシンポジウムの場合は、シンポジウムの進行をスムーズに行うことが、離脱者の少ない価値の高いシンポジウムにする重要なポイントです。適度な進行スピードで進んでいるか、また質疑応答が満足にできているか、通信環境が安定しているかなどを随時確認しながら進めていきましょう。

オンラインシンポジウムを外部に委託する方法

実施するオンラインシンポジウムの実施規模によっては、イベント会社や配信会社に業務の一部、または全部を外部委託する方が良いでしょう。特にビジネス系のシンポジウムは数百人~数千人規模で開催されることが多いため、一般的なオンライン会議ツールを使用していると回線がダウンするリスクがあるからです。参加人数の規模にあわせて、どの程度まで自社のリソースで開催できるかを、普段使用するウェビナーの会社などに相談することをおすすめします。

シンポジウムの動画制作に失敗しない 5つのポイント

上記のように、開催するオンラインシンポジウムの実施規模によっては、イベント会社や配信会社に業務の一部、または全部を外部委託する方が良いケースがあります。特にビジネス系のシンポジウムは、数百人~数千人規模で開催されることが多いため、一般的なオンライン会議ツールを使用していると回線がダウンするリスクがあるからです。参加人数の規模にあわせて、どの程度まで自社のリソースで開催できるかを、普段使用するウェビナーの会社などに相談することをおすすめします。ここでは、シンポジウムの運営代行会社の選び方のポイントを解説します。

専門業者のサポート範囲を確認する

まずは専門業者と契約をする前に、その会社がどのようなサポートをしてくれるかを確認することが大切です。それは、サポートを代行する会社によって、オンラインでシンポジウムを開催できる規模や内容が大きく異なるからです。人数の制限や参加者とのインタラクティブなコミュニケーションが可能か、またシンポジウム開催後のアンケートを実施できるかなど、シンポジウムの開催からクロージングまでを一括してサポートできる会社を選択するようにしましょう。おすすめは、ウェビナーツールとサポートの提供を同時に行う会社です。 両方を同時に依頼することで、ウェビナーツールの機能を100%活用し、滞りなく開催の準備からクロージングまでを完遂できるでしょう。

シンポジウムを配信できる会場を確認する

ウェビナーの開催実績がない企業の場合は、配信専用のスタジオを持つ代行会社を選択するのも良い方法です。代行会社に配信スペースがあれば、設備の用意や設営準備も要りません。また設備が整っていても、会社から遠かったりアクセスが悪いと不便ですので、できるだけ便利な会社を選びましょう。

配信設備と専門スタッフ

また、会場を別途準備する際は、通信環境が安定しているか、配信機器があるかなども確認します。自社で確認できない場合は、外注するサポート会社の専門スタッフにチェックをお願いしておきましょう。

撮影設備を確認する

撮影に関する設備が整っていることも重要な条件となります。配信動画の質を担保するためにも、撮影設備に気を配りましょう。カメラや照明、音響の専門スタッフがいるかどうかがポイントです。

シンポジウムなどの配信や制作実績があるかを確認する

ウェビナーをシンポジウムやビジネスツールとして活用する場合は、できるだけ過去に動画制作実績がある代行会社に依頼することをおすすめします。 ウェビナーによるオンライン動画の配信では、シンポジウムの目的や集客人数に合わせた目標を設定しながら成功に導くことが重要です。そのためにも、シンポジウムの開催意図を十分に理解し、目標に沿った運営を実現できる代行会社を選ばなければなりません。そこで、これまでの動画制作の実績やサンプルを確認し、自社の希望と合致しているかを確認してから契約しましょう。

オンラインシンポジウムのメリット

オンラインシンポジウムのメリットは、大きく分けて以下の4つがあります。 参加人数に上限がない 国内外のどこからでも参加できる 専門家が参加しやすい オフラインシンポジウムよりも質疑応答がしやすい それぞれについて解説します。

参加人数に上限がない

オンラインシンポジウムは、オフラインと違い、参加人数に上限がありません。 オフラインでは、企業の予算に応じて会場のキャパシティが制限されるため、基本的にあらかじめ参加人数を決めてから開催されます。 しかし、オンラインカンファレンスでは、使用するウェビナーツールや通信環境を整えることで参加する人数の制限をなくすことが可能です。

国内外のどこからでも参加できる

オンラインシンポジウムは、原則としてインターネット環境さえ整っていれば、国内外のどこからでも参加可能です。そのため、海外や地方にある企業や個人、在宅勤務の方など、コロナ禍や予算の都合でこれまで参加できなかった方でも比較的簡単に参加できます。また主催する側も、ゲストの交通費や宿泊費はもちろん、社内のリソースや会場にかかる経費を大幅に節減できるメリットがあります。海外に同時開催する場合は、通訳なども準備して配信に備えましょう。

専門家が参加しやすい

シンポジウムをオンライン化することで参加しやすくなるのは視聴者だけではありません。講師やゲストコメンテーターなどの専門家も参加しやすくなります。 シンポジウムでは、特に専門的なテーマを扱うことが多いため、専門家の参加が不可欠です。オンラインシンポジウムであれば、遠方にいる専門家や、長距離移動の難しい高齢の専門家でも参加してもらえる可能性が高まります。そして、著名なゲストに登壇してもらうことで、シンポジウムの価値を高めることが可能です。

オフラインシンポジウムよりも質疑応答がしやすい

オンラインシンポジウムでは、参加者が質疑応答しやすいという特徴があります。オフラインシンポジウムの場合は、参加者の質疑応答の機会や時間が限られます。しかしオンラインシンポジウムでは、チャット機能を使うことで、誰もが思った時にすぐに質問や意見をだすことができます。また返答も同時にチャットで返すことができるため、テキストベースで理解しやすいのもメリットです。また、アンケートや投票機能を活用すれば、その場で集計も可能です。そのため、比較的大規模なシンポジウムでも参加者の質問や意見を大切に扱い、視聴者にとってより有益な情報をリアルタイムに提供できます。

オンラインシンポジウムのやり方のまとめ

このように、オンラインシンポジウムを成功させるには、安定した配信環境を整えることはもちろん、目的と目標を明確に設定し、シンポジウムの進行と集客を確実に行うことが重要です。そこでシンポジウムの運営を外部に委託し、共同で成功に導くのが賢明と言えるでしょう。 ネクプロでは、ライブ配信や擬似ライブ配信、オンデマンド配信など多彩な配信方法と、顧客管理・集客・アンケート・分析改善までを1つのツールで実現できます。 ネクプロは、継続的に顧客とコミュニケーションを取り、集客の最大化・LTVの最大化を実現できるウェビナーマーケティングプラットフォームです。 シンポジウムを通じたウェビナーマーケティングには、ウェビナー&動画マーケティングが可能な『ネクプロ』がおすすめです。
2022/04/08 13:48

シンポジウムのやり方は?低リスクのオンライン配信で成功に導く方法を徹底解説!


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2020年以降の新型コロナウィルスの蔓延により、これまでさまざまなジャンルで行われてきたシンポジウムがリアルな会場で実施できなくなり、オンライン化が進んでいます。

シンポジウムでは、実施の最中にさまざまな議論や討論が行われることが多く、一方通行となる動画配信では成立しません。そこでシンポジウム成功のために重要となるのが、オンライン配信する際のウェビナーツールの選び方にあります。ウェビナーは、さまざまな分野のシンポジウム以外に、ビジネス分野でも非常に活用しやすいインタラクティブなコミュニケーションを行う機能があります。

そこで今回は、オンラインシンポジウムのやり方や成功の秘訣、ウェビナーツールの選び方などを徹底解説します。これまでオンライン配信の経験や実績が少ない、企業の経営者や団体の管理者の方は、ぜひ参考にしてください。