【ウェビナーのノウハウまとめ】ウェビナーはこうして運営しましょう


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ウェビナーのノウハウは経験を積まなければ得られないものでしょうか。確かに経験によりノウハウは蓄積されますが、すでに他社が積んだ経験からノウハウを得ることもできます。
インターネットを用いた新たな情報発信・マーケティング手段としてウェビナーが改めて見直されています。この記事ではウェビナーを成功させるための準備段階、開催前、当日、実施後のそれぞれのステージでのノウハウをご紹介します。

ウェビナーのノウハウ:準備段階


ウェビナーを効果的に開催するにはいくつかコツがあります。最初に準備段階でのウェビナーのノウハウをご紹介します。

配信の目的と配信内容を決める

ウェビナーを開催するにあたって、まず配信の目的と配信内容を明確にする必要があります。社内向けの研修会や勉強会が目的であれば、すでに一定の基礎知識を持った人達が対象になりますので、内容が専門的なものでも理解してもらえるでしょう。また、社内のコミュニケーション活性化や社員のスキル向上を目的とするなら、複数回に分けて発信して段階的に効果が出るようにするのもいいでしょう。
一方、社外の顧客向けの会社紹介、製品・サービス説明会、営業販促、カスタマーサポート、株主総会などが目的であれば、予備知識がなくても分かるような内容にしなければなりません。例えば潜在顧客のナーチャリングを目的とする新製品・サービスの説明会なら、利用することによって顧客が得られるメリット、競合他社のものとの違い、利用にあたってのヒントや活用例など、顧客の目線に立った分かりやすい内容にする必要があります。
このように配信の目的と配信内容によって目的が異なり、発信するコンテンツが変わってきます

集客目標数を決める

ウェビナーの配信が限られた相手だけの少人数向けのものか、不特定多数向けのものか、集客目標数を決めることでウェビナーの内容が変わってきます。そして、集客する目標人数によって配信の仕方も変える必要があります。
少人数向けのものであれば内容を絞って深く掘り下げ、個々の人に合わせた内容を配信するスタイルを取るといいでしょう。少人数の顧客向けの場合なら、1人ずつのニーズに合わせてカスタマイズすることにより、成約率を高めることが期待できます。さらに、少人数向けのウェビナー開催ならば、登録時に参加者の氏名、会社名、職種、肩書などの個人情報を入力してもらい、その後のフォローに役立ててきめ細かいマーケティングを行うといった運営が考えられます。
他方、多人数向けのものは、多くの人に訴求できるコンテンツであることが要求されるため、ニッチな話題よりも広範な範囲にわたる普遍的な話題が好まれます。ある調査によるとウェビナー視聴者の2割が成約に至るとされており、これは1対1の対面営業に比べると高い成約率です。この数字からも明らかなように、多人数向けのウェビナーは過不足のない洗練されたものを用意する必要があります

ウェビナー配信のスケジュールを決める


会場開催型のオフラインセミナーの場合、セミナー終了後に参加者が会社に戻らずそのまま帰宅するのに都合がいい時間、具体的には午後4時か5時頃に開始して、質疑応答を含めて1時間程度で終わるものがいいとされています。オフラインセミナーでは発表者は壇上に立ってプレゼンをし、参加者は椅子に座ってプレゼンテーションのスクリーンを見るので、双方ともに適度な緊張感を持って時間を過ごすことができます。
他方オンラインのウェビナーの場合は、参加者は社内のパソコンで視聴するケースが多いでしょう。ウェビナーはいつでも配信できるとは言え、参加者に一定の時間を割いてもらうので、1日の中でも落ち着いて視聴してもらえる時間帯を選んだ方が参加率は高くなります。具体的には社内外の連絡や打合せが集中する朝の始業時間帯は避け、昼休みが終わって落ち着いている午後1時か2時頃に配信するのがいいでしょう。また画面を見続けるというのは目が疲れるものなので、30分程度で終わったり休憩が挟まれたりする構成にした方が途中離脱も防げます。

ウェビナーの配信に必要なツールを用意する

ウェビナーは視聴する側にインターネット環境とブラウザが開けるパソコンやタブレットがあれば特にアプリケーションをインストールする必要がないものが大半です。一方、配信には撮影動画、音声、プレゼン資料を統合するツールが必要です。
ツールの選定にあたっては、主催者と参加者の両者にとって使いやすいものか、画質・音質は良いか、回線は安定しているか、Q&Aやチャットの機能はあるか、参加者の氏名やメールアドレスなどの視聴者情報をダウンロードできるかなどをよく調べて、各社から提供されているウェビナーツールを比較検討しましょう。なお弊社が提供するウェビナーツール「ネクプロ」はウェビナー初心者にも扱いやすい操作性で、各種機能を取り揃えています。

ウェビナーのノウハウ:開催前

2つ目に、ウェビナー開催前のノウハウをご紹介します。

ウェビナーの集客をする

ウェビナーの集客目標数を決めたら、集客を始めます。集客目標数が少人数であれば、個別にメールをしてウェビナー開催のお知らせを通知し、大人数の集客の場合はWeb上で開催を宣伝すると効果が高いでしょう。広告の媒体には、自社ホームページ、メルマガ、SNSアカウント、ウェブ広告、ポータルサイトといった媒体を使います。
自社ホームページを訪れる人はその会社の商品やサービスに興味がある人なので、より深く理解できる内容のウェビナーであれば参加してもらえる確率は高いでしょう。メルマガは以前問い合わせがあった人や、名刺交換をした人宛てに送るので、しばらく交流がなかったとしてもメルマガを送ることで自社の存在をリマインドする効果も期待できます。
SNSは情報が多くの人にシェアされれば拡散して広まっていくことが期待できます。ウェブ広告は費用がかかりますが、費やした費用に対して何人の集客ができたか効果を計測できるので、ターゲットを絞って広告を出すと費用対効果が高くなります。

参加予定者に定期的なリマインドを行う


ウェビナーは受付を開始してから実際に開催するまで間が空くことが多いので、ウェビナーの開催日が近いづいてきたら定期的に参加予定者にリマインドメールを送ることで当日の欠席を防ぐようにします。リマインドメールを送れば、参加予定者はセミナーがあることを思い出し、スケジュールを調整したり、別件が入ってしまった場合はキャンセルの連絡ができるでしょう。
早くにリマインドメールを送ると忘れられる恐れがあるので、日にちが近づいてきてからリマインドするのがポイントです。その際、開催するウェビナーに対応しているOSやブラウザを案内しておくことで、当日の通信トラブルを避けることができます。リマインドメールには、開催会社名、セミナー名、開催日時、セミナー内容(アジェンダ)、ウェビナー参加URL、参加IDとパスワード、ウェビナー参加への注意事項を書いておきましょう。リマインドメールを一括で予約配信できるツールもあるので、参加予定者が多い場合はそれを利用するのも1つの手です。

参加予定者に事前資料を配付したり質問を募集する

事前に配布する資料は読めばウェビナーの内容が一通り分かるものにし、前もって参加予定者の内容に関する要望や質問を集めておきましょう。それに合わせてウェビナー開催当日の発表内容を準備し、対応の仕方を策定しておきます。例えば自社の製品やサービスの紹介を行うなら、機能やメリットの紹介、競合他社製品との比較資料などを揃えておいて質問に備えます。

講師と配信担当者で打ち合わせ・テストを実施する

ウェビナーの成功の可否は開催当日の流れだけでなく、事前の準備状況によって大きな影響があります。もちろん当日の参加状況や講師のコンディションなど当日次第で決まる要素もありますが、多くのことは事前の準備段階でトラブルやアクシデントを防げるものなので、入念な準備が大切です。準備が十分でない状態でウェビナーを開催すればどうしても準備不足が露呈して、それが参加者に伝わってしまいます。
開催前に講師と配信担当者で打合せ・テストを実施して、画面の操作がスムーズに行えるか、当日と同じ通信環境で配信に不具合はないか、参加予定者側からの環境に不具合はないか、カメラやマイクの準備はできているかなどを確認しましょう。そしてプレゼンテーションの予行練習をして、落ち着いて発表ができるよう練習しておきましょう。予行演習は開催日の数日前までには行い、開催上の問題や技術的な不具合の対策を済ませておくのがいいでしょう。

ウェビナーのノウハウ:当日

3つ目に開催当日でのウェビナーのノウハウをご紹介します。

配信中にチャットやアンケート機能を使い追加説明を行う


現在提供されているウェビナーツールの多くはチャットやアンケートを行う機能が付いています。リアルタイム配信の場合は講師と参加者が同じ時間を共有しているので、チャットやアンケートを行うことによって会場で開催するオフラインセミナーと同じ臨場感、即時性を演出することができます。講師は一方的にプレゼンするだけではなく、追加の説明をしたり、質問がないか参加者に声をかけたり、発表内容に意見の提供を呼びかけたりすることでウェビナーがより充実したものになります。
また、会場で開催されるセミナーでは、静まり返った中で多くの人の前で手を挙げて質問するのは少々勇気が必要と感じる参加者もいます。内容についてもっと聞きたいことがあってもなかなか気軽に聞くのは難しいですが、ウェビナーならチャットを使って気軽に質問でき、講師とコミュニケーションを取るのが容易です。チャットやアンケート機能を使うことで講師と参加者の相互理解を深めることができます。

参加者にウェビナー後の行動を示す

ウェビナーは、終了後に参加者に対してアプローチすることで次のステップにつなげましょう。具体的には参加者のデータを集めて営業リストを作成してマーケティングに活用したり、お礼のメールを送って次回のウェビナーの案内をしたり、資料ダウンロードへ誘導したりします。
また、ウェビナーに申し込んでいたものの当日参加できなかった人もウェビナーの内容に興味のあった人ですから、メールを送り、ウェビナーで使った資料や録画画像を提供するかわりにアンケートに答えてもらい、マーケティング情報を収集します。これらを通じてウェビナーで紹介した商品やサービスに対する興味の度合い、参加の背景、抱えている問題をヒアリングし、参加者を潜在的な顧客としてナーチャリングします。

ウェビナーのノウハウ:実施後

4つ目に実施後でのウェビナーのノウハウをご紹介します。

参加者の反応ごとにグループを分けてアプローチ

ウェビナーを終えてアンケートを回収できたら、ウェビナー開催時に積極的に質問をした参加者やアンケートで自社の製品やサービスに高い興味を示した参加者と、特にこれといった興味は示さずとりあえず参加してみたという参加者の2つに反応ごとにグループを分けましょう。
顧客になる確度が高いグループはウェビナー終了後直ぐにメールや電話で営業を開始し、確度が低いグループは継続的にコンタクトすることで関係を醸成してナーチャリングで確度を上げていきます。どちらの場合でもヒアリングを通してBANT(Budget:予算、Authority:決裁フロー、Needs:ニーズ、Timeframe:導入予定時期)を明らかにして成約確度を判断していくのがおすすめです

ウェビナーの内容をブラッシュアップしていく

ウェビナーが終わったら、ウェビナーを通じて参加者の興味はどの程度のものか、抱えていた課題は解決されたか、参加の背景はどのようなものかといったフィードバックを元に次に向けて内容をブラッシュアップしていきます。具体的には発表資料の品質玉成や話し方の改善を行い、ウェビナーの質を高めていきます。
ウェビナーを継続的に成功させるためには、参加者にとって内容が興味をそそるもので継続的に参加したいと思わせ、評判が口コミで広がるようなものでなければなりません。そのためには、PDCA(Plan:計画、Do:実行、Check:評価:Action:改善)サイクルを回して継続的な改善を図り、ブラッシュアップをたゆまず続けていく必要があります。

ネクプロならウェビナー開催のノウハウをもとにサポートいたします


最後に弊社が提供するウェビナーツール「ネクプロ」をご紹介します。ネクプロはウェビナーの企画から配信まで、今まで培った開催のノウハウをもとに各ステージに合わせた機能が備わっているのが特徴です
また、充実のサポート体制も大きな特徴で、事前の企画では運営シナリオを作成し、質の高い企画をサポートしております。また、幅広いターゲットに向けた集客や、ウェビナー配信にあたっては機材のセッティングやオペレーション、打合せ、発表者のレクチャーやリハーサルを行って配信のサポートを行うことも可能です。
司会の専門家の派遣や専用スタジオの手配も行っていますので、さらに質の高いウェビナーの開催が期待できます。ウェビナー開催後は、参加状況の解析、チャットの解析、アンケートの集計と分析の結果をレポートし、次回の開催に向けてのアクションを提案します。ネクプロはこのような万全のサポート体制を備え、ウェビナーに関することなら何でもワンストップで解決できる高機能ツールです。

ウェビナーツールの導入を検討している方はぜひネクプロの利用をご検討ください。詳しくはこちら


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