ウェビナー登録からセミナー当日開始までに実行すべきこと【ウェビナーの準備】

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ウェビナーは効果的なマーケティングプロセスの一部ですが、マーケティングプロセスの代替にとどまりません。
ウェビナーにおいてもマーケティングプロセスに注力するべきですが、ウェビナー参加登録から当日までの期間も含むべきです。

このシリーズの投稿を初めて読む方はPART1 効果的なウェビナー タイトルの付け方、あるいは、PART2 スムーズな登録プロセスの運営方法についてもご興味があればご覧ください。

ウェビナーのタイトルが効果的であった結果、多くの閲覧者を惹きつけることに成功しました。
また、最新のランディング ページと簡潔な登録フォームを使用することにより、閲覧者をウェビナー参加への誘導も成功しました。
その後、閲覧者が参加登録の「送信」ボタンを押したら、ウェビナーを予定通り開催するのみで良いというわけではありません。


マーケティングプロセスを正しく実行するには

ウェビナーは効果的なマーケティングプロセスの一部ではありますが、マーケティングプロセスの代替にとどまりません。
ウェビナーなどの取組みを通じて、望み通り参加者とのつながりを構築するために注力する理由は、このつながりを活用して参加者のニーズを満たし、ビジネスを成長させるためです。

LIFELEARNというラーニングサイトでは、

参加者からの質問は、会社にとって有益なものとなる場合があります。「問い合わせ」を設けることで、参加者が何に一番興味があり、どこに問題点が潜んでいるかについて明らかになります。

と述べています。

WEB閲覧者に問い合わせを可能にすることで、今後の見通しや顧客情報に関して情報源となる可能性があります。このように、登録から当日開始までの期間を含め、ウェビナーマーケティングのプロセスに注力(投資)すべきなのです。

この期間に発信すべき最も重要なメッセージはイベント管理を専門的に処理できるという点です。
参加者のスケジュールにウェビナーの日程を簡単に追加する方法、参加予定者が参加できない場合、あるいは、開催者側でスケジュール変更が必要な場合など、このような質問や要望への対応方法を策定しておくことで、参加予定者が最終的にウェビナーに参加できない場合でも、良い印象を与えます。

ウェビナー開始前の期間は参加状況を管理するだけではありません。
イベントで質疑応答の時間を設ける予定があるなら、ウェビナーに先駆けて質問を集める場合もあるでしょう。講演者は予め準備するだけではなく、参加者に合わせてウェビナーの内容を用意できます。
さらに、ライブイベントで「きっかけとなる」質問を取り上げる必要があるのか、あるいはすぐに参加者の懸念点について話を始めることができるのかを判別できるでしょう。

本シリーズのPART2 スムーズな登録プロセスの運営方法では、登録フォームの入力項目は最低限にするようお勧めしました。
セミナー開催までの期間に、参加予定者に連絡する時はいつでも、その他の情報について聞く機会があります。例えば参加予定者にメールを送り、質問を集めることで、会社名や役職名を登録内容に追記する機会を得ることもできます。

カレンダーにイベントを簡単に追加できるようにしていても、イベントの開始時期が近づいてきたらリマインダー送信をしようと考えるでしょう。
一般的にはウェビナーが開始する24時間前および1時間前にリマインドします。
リマインダーを送信する頻度や間隔は、ウェビナー登録受付の開始日と開催日までの期間がどれくらいかで検討します。リマインダーは便利ですが、メール送信が相手の許容範囲を超えて迷惑にならないようにバランスをとることが重要です。

ウェビナー参加者がイベントでWIIFM(参加するメリット)ーさらに重要なのはあなたと関係を構築するメリットーを実感してもらうには、どの段階においても、バリュープロポジション(お客様にとって価値があると感じるもの)が明確で説得力のあるものにする準備が必要となります。

当日までにしておくべきウェビナーの準備

前述したことを踏まえ、ウェビナー開催当日までの準備としてやるべきことをまとめてみましょう。

  • 参加者からの質問募集
  • 開催日時やコンテンツの変更があった場合の参加者への連絡
  • 開催前のリマインダー送信
  • これらは、どちらかといえば参加者との関係作りに重きを置いた準備といえるでしょう。それ以外に、開催当日にウェビナーを成功に導くためにすべきことがあります。

  • 参加者から得た質問を踏まえたコンテンツ作成
  • 参加者の属性に合わせたコンテンツの調整
  • などです。
    例えば、参加者の多くが興味関心を持つような世の中のニュースが、参加登録からウェビナー開催当日までの間に起きていれば、そのニュースの内容を踏まえたコンテンツ作成の方が参加者に刺さりやすくなります。特定の業界において新技術が発表されたり、新しい発見があったりすれば、それを前提にしたコンテンツ作りをしなければ、古い情報に基づいた古いウェビナーだったと評価を下されるかもしれません。参加者からの質問にもそのニュースが反映された質問が含まれているかもしれません。
    ウェビナーが成功するか否かは、開催当日の動きだけでなく、事前の準備が大きく影響を与えます。もちろん当日の状況だったり、話者のコンディションだったり、当日次第なところもありますが、多くのことは準備次第ですので、気を抜かずにしっかり用意をしておくことが重要です。十分な準備をせずに開催したウェビナーは、準備ができていないことが参加者に簡単に伝わってしまうものです。

    また、コンテンツの変更というのはどのタイミングで生じるか分かりません。ウェビナー開催前日になって、「このコンテンツは世の中で問題になっていることに関連があり、非常にセンシティブな話題で触れないほうがいい」というように変更されるかもしれません。つまり、セミナーを進行する人や講師にとって、コンテンツの内容が本当に確定するのはウェビナーが始まる直前と言え、確定したコンテンツでしっかり練習ができるとは限らないのです。
    コンテンツの変更が起こっても動じずに、参加者にとって有意義な、おもしろいと思えるウェビナーを開催できるかは、当日の進行役や講師の技量が問われます。技量は場数を踏むこと、練習を重ねることで増していくものです。普段からセミナーなどのイベントで登壇することの多い人であれば、もとから高い技量を持っているかもしれませんが、そうではなく人前で話すことに慣れていない人の場合は、十分に練習を重ね、万が一のトラブルがあった場合にどうすればいいか、ケースごとに想定をしておくことが必要です。様々なトラブルを想定して準備ができていれば、当日に問題が生じても心に余裕を持って対処できるはずです。

    忘れがちなウェビナーの準備:配信ツールやカメラ・マイクなどの状態

    もう1つウェビナー当日までにすべきこととして、配信ツールやカメラ・マイクの状態をチェックしておくことが挙げられます。ウェビナー参加者との関係値を良好に保ちながら、当日に向けて充実したコンテンツを用意しても、それらを配信するための機器や環境に問題があっては、すべてが無駄になってしまいます。
    ウェビナー開催が初めての場合は、当日に初めてツールに触れるという人は少なく事前にチェックする人が大半だと思いますが、ウェビナーが初めてではなく何度か開催経験がある場合は注意が必要です。いつも使用しているので今回も大丈夫だろうと油断していたら、当日に問題が発覚するということは少なくありません。遅くとも前日の昼間のうちに一度、問題なく使用ができるか確認しましょう。ぎりぎり対応ができる時間があるはずです。また、当日ウェビナー開催中に問題が生じた場合を考え、カメラやマイクは予備があると良いでしょう。
    ウェビナーを配信するツールでは、ツール提供だけでなく当日のサポートを提供するものもあります(ネクプロもウェビナー当日のサポートが可能です)。そのような外部からのサポートを受ける場合は、十分な打ち合わせや段取りを行っておきましょう。サポートを行う人は、ウェビナー運営の経験値が高い人ですので、開催に伴う疑問や不安に応えることができます。もしウェビナーを初めて開催するのであれば、事前に疑問や不安は解消して当日を迎えましょう。

    参加者に向けてウェビナーの準備を促す重要性

    参加者には事前に質問を募ったり、リマインダーを送って参加を忘れないように注意を促したりすることが大切ですが、それらはただ質問を考えてもらい、忘れずに参加してらもうように行動を促すだけのものではありません。参加者にウェビナー当日までに気持ちを高めてもらう、スポーツでいうウォーミングアップのようなものとして、準備を促すことを忘れてはいけません。
    ウェビナーの主催者側、参加者側双方にとって有意義な時間をつくるためには、ウェビナーの開催・参加に対してお互いが積極的であることが求められます。積極的な参加者は、事前の質問を考えるだけでなく、ウェビナーの参加に意味があったと思えるよう、関連した情報を事前に集めてきます。例えば当日登壇する講師を知らせておけば、その講師や講師が過去に発表した内容などをチェックしてからウェビナーに参加してくれます。そのような参加者は講師にとっても有意義なウェビナーだったと思ってもらえるような良い質問を積極的に行います。外部から招いた講師の場合は、そのようなウェビナーを開催できれば、次回も登壇してくれやすくなります。
    ウェビナーを成功させようとすると、主催者側の事前準備が大切なように思えますが、参加者の準備も重要といえます。参加者が準備してウェビナーに望むのが当然と思うことなく、主催者側が参加者が準備をするように仕向けることが必要です。ただリマインダーを送るだけでは参加者の気持ちは高まりません。ぜひ参加者を巻き込む工夫を取り入れるようにしましょう。


    ネクプロ・ウェビナーマーケティング

    ネクプロは、ウェビナーを1キャンペーンとし、その中で申し込みフォームは最低限の設問、リマインダー送信は適切な時間に自動的に送信するように初期値として設定してあります。ユーザーの情報取得に必要なアンケートは柔軟なカスタマイズが可能となっております。
    マーケティングで集めた情報は、様々な角度から分析できたりと全てがワンストップで完結できる業界初のウェビナーツールです!
    また、ウェビナー運営のサポートにも対応しており、参加登録からウェビナー開催当日までの準備で困っている方、不安な方のサポートをさせていただきます。 ぜひ一度ウェビナーの開催に関して、不安や疑問をご相談ください。

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